- Anlegen der Personalakte
- Führen der Akte nach gesetzlichen Vorgaben
- Abschluss der Akte bei Austritt
HR as a Service
Use the opportunities.
State of the art software meets state of the art service: HRaaS, das ist HR as a Service kombiniert mit leistungsstarker Software in einer modernen HR-Plattform. Unser HRaaS-Angebot bedeutet für Sie den Umzug Ihrer Personalarbeit in die Cloud, die einfache und bequeme Übergabe Ihrer HR-Prozesse an uns und damit das Einläuten der digitalen Zukunft Ihres HR-Managements. Unsere ganzheitliche HR-Plattform P&I LogaHR deckt sämtliche Personalprozesse ab und vernetzt diese innerhalb des geschlossenen Systems miteinander. Durch die Automatisierung von Standardvorgängen und die Übernahme zeit- und ressourcenintensiver Routineaufgaben entlasten wir Sie insbesondere in den Bereichen Entgeltabrechnung, Personalverwaltung und Zeiterfassung, damit Sie sich voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihr strategisches HR-Management.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Unternehmen ein kleines mittelständisches Unternehmen ist oder mehrere Tausend Mitarbeiter*innen beschäftigt – wir sind Ihr Partner, wenn es darum geht Ihre unternehmensinternen Prozesse zu digitalisieren, wertvolle Kapazitäten freizulegen und dadurch die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens nachhaltig zu steigern.
Unsere Leistungen für Sie
Getreu dem Motto „Mehr Zeit, weniger Kosten, bessere Personalarbeit“ steht Ihnen mit P&I LogaHR eine digitale und vollständig in sich vernetzte HR-Plattform zur Verfügung, die Sie von zeitintensiven Routineaufgaben befreit. Ob im Büro, dem Homeoffice oder mit der P&I LOGA-App mobil von unterwegs – P&I LogaHR passt sich flexibel Ihren individuellen Bedürfnissen an. Die nutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht Ihnen ein intuitives Arbeiten und das in sich geschlossene System bietet durch den Verzicht auf Schnittstellen den größtmöglichen Schutz. Eingegebene Daten und deren Auswertungen stehen Ihnen selbstverständlich in Echtzeit zur Verfügung, damit Sie ohne Verzögerung Ihrer Tätigkeit nachgehen können.
Kurz gesagt: Wir übernehmen für Sie die Arbeit, damit Sie den nötigen Freiraum haben, um sich auf die wirklich wichtigen Themen wie Recruiting, Personalentwicklung und Strategie konzentrieren können.
- Erstellung und Versand der digitalen Entgeltabrechnung
- Zeitwirtschaft
- Reisekostenabrechnung
- Digitale Personalakte
- Stammdatenerfassung und -pflege
- Personalkostenplanung und -kontrolle
- Meldewesen: Kommunikation mit Behörden, Versicherungen und anderen Institutionen
- Personal-Administration (Zeugnisse, Verträge, sonst. Schriftstücke)
HRaaS in den Kernbereichen
Experience real service.
Unser HRaaS-Angebot ist auf die HR-Kernbereiche Entgeltabrechnung, Personalmanagement und Zeitwirtschaft spezialisiert, die von zahlreichen wiederkehrenden Aufgaben geprägt sind und die wir gerne für Sie übernehmen.
Entgeltabrechnung
Die Kommunikation mit Krankenkassen und Behörden gehört ebenso zu unseren Aufgaben wie die Bearbeitung von Ein- und Austritten. Zusätzlich verwalten wir alle benötigten Stammdatentabellen wie beispielsweise Zeitmodelle, Krankenkassen etc. Abrechnungstechnische Spezialfälle? Auch die lösen wir engagiert für Sie. Unsere Expert*innen stellen Ihnen bzw. Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Entgeltabrechnungen über unsere HR-Plattform digital zur Verfügung.
Neben der Entgeltabrechnung erledigen wir auch das komplette Bescheinigungs- und Meldewesen für Sie, erstellen Reports und sind der Ansprechpartner für die Mitarbeiter*innen, die Personalabteilung und die Geschäftsführung. Darüber hinaus stellen wir Ihnen sämtliche Firmendokumente wie Buchungsbelege, Lohnsteueranmeldungen etc. zur Verfügung und liefern Ihnen die personalbezogenen Exemplare der Verdienstabrechnung, DEÜV-Meldung und Lohnsteuerbescheinigung gerne auch in sortierter Form, getrennt nach Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Personalmanagement
Administrative Tätigkeiten sind neben der Entgeltabrechnung eines der wesentlichen Aufgabenfelder der Personalabteilung. Die Personaladministration umfasst dabei die Bearbeitung sämtlicher Dokumente und Themen im Umfeld der Personalakte, die auch in digitaler Form auftreten kann. Dies umfasst mitunter die Bereiche Arbeitsvertrag, Mutterschutz, Elternzeit, Abmahnungen, Zeugnisse sowie viele weitere Aspekte, die bereits vor Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses bis über dessen Beendigung hinaus anfallen. Die Personaladministration deckt somit alle relevanten organisatorischen Vorgänge gemäß Ihren individuellen Anforderungen ab.
Gerne übernehmen wir für Sie alle administrativen Aufgaben, die Ihr Personal betreffen. Die Erstellung und Verwaltung aller betroffenen Dokumente erfolgt auf Basis vorab definierter und mit Ihnen abgestimmter Vorlagen. Zur Erstellung des entsprechenden Dokuments, benötigen wir somit lediglich noch die individuellen, mitarbeiterbezogenen Daten. Für einen gültigen Arbeitsvertrag wären dies beispielsweise die persönlichen Daten der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers, Adressdaten, Arbeitsumfang und das künftige Aufgabengebiet. Auch dynamische Veränderungen wie Gehaltsanpassungen oder Änderungen der Arbeitszeiten werden in Absprache mit Ihnen in den jeweiligen Dokumenten angepasst. Wir garantieren Ihnen somit einen reibungslosen Ablauf, ohne dass Sie sich um die Pflege und Verwaltung Ihrer Dokumente kümmern müssen.
Konkret decken wir mit unserem HRaaS-Angebot die folgenden Bereiche der Personaladministration ab:
- Erstellen des Arbeitsvertrages in zweifacher Ausfertigung
- Bei ausländischen Arbeitnehmer*innen: Unterstützung beim Einholen der Aufenthaltserlaubnis und ggf. Beantragung der Arbeitserlaubnis beim Arbeitsamt
- Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
- Anlegen der Personalakte und Ablage aller Unterlagen zum Vorgang
- Erstellung der folgenden Unterlagen in jeweils zweifacher Ausfertigung:
- Kündigungsbestätigung bei Kündigung durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter
- Kündigungs- und Informationsschreiben zur Kündigung bei Kündigung durch den Arbeitgeber
- Aufhebungsvertrag und Informationsschreiben zur Auflösung des Beschäftigungsverhältnisses bei einvernehmlicher / betriebsbedingter Aufhebung
- Versand der Unterlagen an die personalverantwortliche Person zur Unterschrift und Weiterleitung an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter
- Einholen eines Zeugnisbogens über die personalverantwortliche Person
- Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
- Erstellen des Arbeitszeugnisses und Versand an die personalverantwortliche Person zur Unterschrift und Aushändigung an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter am letzten Arbeitstag
- Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
- Erstellung des Übernahmevertrages in zweifacher Ausfertigung
- Übermittlung des Übernahmevertrages an die personalverantwortliche Person zur Unterschrift und Weiterleitung an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter
- Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
- Ablage alle Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
- Erstellung des Versetzungschreibens in zweifacher Ausfertigung
- Versand des Versetzungsschreibens an die personalverantwortliche Person zur Unterschrift und Weiterleitung an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter
- Einholen eines Zeugnisbogens über die personalverantwortliche Person
- Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
- Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
- Erstellung des Schreibens wegen Lohn-/Gehaltsänderung in zweifacher Ausfertigung
- Versand der Unterlagen an die personalverantwortliche Person zur Unterschrift und Weiterleitung an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter
- Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
- Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
- Erstellung der Vereinbarung über die neue Arbeitszeit in zweifacher Ausfertigung
- Versand der Unterlagen an die personalverantwortliche Person zur Unterschrift und Weiterleitung an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter
- Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
- Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
- Erstellung des Vertrages zur Teilzeitbschäftigung während der Elternzeit
- Versand des Vertrages an die personalverantwortliche Person zur Unterschrift und Weiterleitung an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter
- Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
- Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
- Berechnung von voraussichtlichem Beginn / Ende der Schutzfrist, Erstellen der Meldung nach §§ 5 (1) und 19 (1) MuSchuG in zweifacher Ausfertigung
- Versand der Originalmeldung an das zuständige Gewerbeaufsichtsamt
- Erstellen eines Informationsschreibens zum Mutterschutz in zweifacher Ausfertigung
- Versand des Schreibens an die personalverantwortliche Person zur Unterschrift und Weiterleitung an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter
- Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
- Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
- Bei Antrag auf Elternzeit: Festlegung von Beginn und voraussichtlichem Ende sowie Erstellen eines Informationsschreibens zur Elternzeit in zweifacher Ausfertigung
- Versand des Schreibens an die personalverantwortliche Person zur Unterschrift und Weiterleitung an die Mutter bzw. den Vater
- Festlegung des (Rest-)Urlaubsanspruchs
- Einholen eines Zeugnisbogens über die personalverantwortliche Person
- Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
- Ablage aller Unterlagen zum Vorgang in der Personalakte
- Beantragung der Eintragung eines Berufsausbildungsverhältnisses bei der IHK
- Erstellen des Berufsausbildungsvertrages
- Erstellen des IHK-Ausbildungsvertrages inklusive der sachlichen und zeitlichen Gliederung
- Versand der Unterlagen an die personalverantwortliche Person zur Unterschrift und Weiterleitung an die IHK und die oder den Auszubildenden
- Bei Jugendlichen (Eintritt unter 18 Jahren): Anfordern und Überwachen der Jugendarbeitsschutzuntersuchung inklusive Nachuntersuchungen
- Bearbeitung des Schriftverkehrs wegen Anmeldung bei der Berufsschule zur Zwischen- und Abschlussprüfung bei der IHK
- Bei Einberufung zum Grundwehr-/Zivildienst: Bearbeitung des Schriftverkehrs wegen Rückstellungsantrag
- Bei Einberufung zum Grundwehr-/Zivildienst: schriftliche Verständigung von IHK und Berufsschule bei Ablehnung des Zurückstellungsantrages
- Beantragen von Verkürzung oder Verlängerung der Ausbildungszeit bei der IHK und schriftliche Verständigung der Berufsschule
- Rücklaufkontrolle und Nachhalten fehlender Unterlagen
- Ablage aller Unterlagen in der Personalakte
- Zum Ende der Ausbildung Erstellung eines Übernahmevertrages oder Behandlung wie bei Ende des Beschäftigungsverhältnisses
Zeitwirtschaft
Mit unserem vollständig integrierten, digitalen Zeitwirtschaftssystem lassen sich komplexe Zeitmodelle verwalten, Urlaubsanträge freigeben und Krankheitszeiten erfassen. In all diese Prozesse können Sie Ihre Mitarbeiter*innen einbinden – im Unternehmen, im Homeoffice oder mobil von unterwegs. Über die einheitliche, moderne Oberfläche können die Mitarbeiter*innen ihre Zeitwirtschaftsanträge einfach und intuitiv ins System eingeben, die der Personalabteilung zur weiteren Bearbeitung in Echtzeit zur Verfügung stehen. Nicht erst seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Pflicht der Zeiterfassung (C-55/18 EuGH), ist die Zeitwirtschaft ein zentraler Bestandteil bei der Leistungserfassung und Abrechnung von Angestellten. Die Tagesarbeit im Bereich der elektronischen Zeiterfassung umfasst heute weit mehr als nur die Aufzeichnung von Arbeits- und Pausenzeiten.
Übertragen Sie ganz einfach Ihren Verwaltungsaufwand an uns!
Mit unseren HRaaS-Leistungen im Bereich Zeitwirtschaft und der leistungsstarken HR-Plattform P&I LogaHR übernehmen wir vielfältige Aufgaben für Sie: Als Basis dient die Erstellung und Verwaltung von Zeitmodellen/Schichtplänen, um reguläre Arbeitszeiten und Überstunden zu erfassen. Wir unterstützen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter*innen bei der Zeiterfassung und führen Korrekturen von Fehlbuchungen durch. Im Bereich des Abwesenheitsmanagements berechnen wir unter anderem Urlaubsansprüche, erfassen Urlaubs- sowie Krankheitstage und kümmern uns um Themen wie Mutterschutz und Elternzeit.
Ihre Vorteile durch HRaaS in unserer P&I LogaHR-Plattform
Profitieren Sie von unseren umfassenden Dienstleistungen und den vielen Vorteilen, die diese für Sie bereithalten:
- Einsparungen durch erhöhte Effizienz und Automatisierung
- Planbare Posten durch transparente Preisstruktur
- Minderung der monatlichen Belastungsspitzen (Abrechnungstermine)
- Vielfältiges Experten-Team erweitert Ihre HR-Kompetenz
- Stets auf aktuellem Gesetzesstand durch unsere Expertinnen und Experten
- Unabhängigkeit von einzelnen Mitarbeiter*innen /Ausfallsicherheit
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